AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL DE OTRS S.A DE C.V.

El presente documento constituye el Aviso de Privacidad para efectos de lo dispuesto en La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (en adelante “La Ley”), su Reglamento así como los Lineamientos del Aviso de Privacidad (en adelante “Lineamientos”), a efecto de garantizar el Derecho a la Autodeterminación Informativa, privacidad, respeto y obligaciones que tenemos con relación al uso adecuado de la información de aquellas personas que nos proporcionan datos personales.

1. IDENTIDAD Y DOMICILIO.- OTRS S.A. DE C.V. (En adelante OTRS), con domicilio para oír y recibir notificaciones en Insurgentes Sur 863, Piso 7 Of 01, Colonia Nápoles, Delegación Benito Juárez, en la Ciudad de México, C.P. 03810, y con el sitio web www.otrs.com, será el responsable del tratamiento de sus datos personales de conformidad con lo establecido en “La Ley”.

2. DATOS PERSONALES QUE SERAN SOMETIDOS A TRATAMIENTO.- Los datos personales que recabamos de usted con los fines descritos en el numeral 4 del presente Aviso de Privacidad, son recabados de manera personal cuando nos los proporciona a través de nuestras oficinas, de manera directa cuando ingresa sus datos a través de nuestro sitio web, a través de nuestro centro de atención telefónica, y de manera indirecta cuando otras empresas que pueden ser nuestros clientes o proveedores nos transfieren sus datos y cuando obtenemos información a través de las fuentes de acceso público permitidas por “La Ley”.

Los datos personales que recabamos son los siguientes:

a) Clientes o prospectos. Datos de identificación: Nombre, domicilio fiscal, Registro Federal de Contribuyentes, teléfono móvil, teléfono fijo, fax, correo electrónico.

b) Proveedores o prospectos. Datos de identificación: Nombre, domicilio fiscal, Registro Federal de Contribuyentes, teléfono móvil, teléfono fijo, fax, correo electrónico, Datos patrimoniales: número de cuenta bancaria.

c) Colaboradores. Datos de identificación: Nombre, domicilio, Registro Federal de Contribuyentes, teléfono móvil, teléfono fijo, correo electrónico. Datos laborales: Profesión, número de seguridad social, historial laboral, actividades curriculares. Datos académicos: Formación académica, cedula profesional, título académico.

3. DATOS PERSONALES SENSIBLES.- OTRS no recaba datos personales considerados como sensibles de acuerdo con lo establecido en la Legislación vigente en materia de protección de datos para nuestro país.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.- OTRS hace de su conocimiento que los Datos Personales proporcionados voluntariamente por usted, son recabados con 2 finalidades:

1) PRIMARIAS.- Finalidades que dan origen y son necesarias para la existencia y cumplimiento de la obligación jurídica, es decir, Datos personales indispensables para brindar nuestros servicios tales como:

  • Verificar y confirmar la identidad del titular como cliente o prospecto, asi como poder proporcionarle los servicios y/o productos que nos ha solicitado.
  • Cumplir con las obligaciones y ejercer los derechos derivados de la relación jurídica entablada entre OTRS y el titular de los datos personales;
  • La atención de requerimientos de cualquier autoridad competente;
  • La realización de consultas, investigaciones y revisiones en relación a cualquier queja o reclamación por los servicios y/o productos que ofrecemos.

2) SECUNDARIAS.- Finalidades distintas y que no dan origen a la existencia de la obligación jurídica, sin embargo son de suma importancia y utilidad para poder brindarle y ofrecer nuestros servicio que podrán ser:

  • Elaborar perfiles de clientes y prospectos que pudieran tener interés en los servicios ofrecidos por OTRS.
  • Realizar investigación de mercado con fines de calidad y satisfacción de los diversos productos y/o servicios que ofrecemos con los clientes;
  • Utilizar su información para realizar actos de mercadotecnia, publicidad, o prospección comercial;
  • Enviar por cualquier medio de comunicación información de los productos y servicios con fines comerciales y publicitarios, a prospectos de clientes.

Si bien, estas finalidades no son necesarias para prestarle los servicios y/o productos que solicita o contrata con nosotros, las mismas nos permiten brindarle un mejor servicio y elevar la calidad de éstos.

5. Mecanismos para que Usted pueda manifestar su negativa para el tratamiento de sus Datos Personales para las Finalidades Secundarias. OTRS ha implementado un mecanismo expreso para que Usted pueda manifestar su negativa para el tratamiento de sus Datos Personales con relación a las finalidades enlistadas en el numeral denominado “Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales” del Aviso de Privacidad, manifestando su oposición mediante el envió de su solicitud a nuestro Departamento de Datos Personales a la dirección electrónica dataprotection@otrs.com quien otorgará respuesta a su petición en un plazo máximo de 20 días hábiles.

6. Medios y Procedimiento para el Ejercicio de sus Derechos ARCO. El Titular, o a través de su representante, tiene derecho de acceder a sus Datos Personales que nos ha autorizado para tratar; así como, a conocer la información relativa a las condiciones del tratamiento de los mismos; así mismo, a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos; además, podrá solicitar en todo momento al Responsable la cancelación de sus Datos Personales, cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios y deberes que establece “La Ley”, o bien, oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

OTRS, ha implementado como mecanismo para el ejercicio de sus Derechos ARCO, mediante el envió de su solicitud a nuestro Departamento de Datos Personales a la dirección electrónica dataprotection@otrs.com. Para otorgar atención a su solicitud, deberá acompañar la documentación e información que a continuación se describe:

  1. El nombre del Titular.
  2. Domicilio y/o dirección de correo electrónico para comunicarle la respuesta a su solicitud.
  3. Los documentos que acrediten su identidad (credencial de elector, pasaporte, cédula profesional, o Forma Migratoria correspondiente) en fotocopia, o en su caso, la representación legal del Titular (copia simple en formato impreso o electrónico de la carta poder simple con firma autógrafa del Titular, el mandatario y sus correspondientes identificaciones oficiales – credencial de elector, pasaporte, o Forma Migratoria correspondiente).
  4. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que se desea ejercer alguno de los Derechos Arco, y
  5. Cualquier otro elemento, información o documento que facilite la localización de sus Datos Personales.

En el caso de solicitudes de rectificación de sus Datos Personales, deberá indicarse; así como, las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su petición.

OTRS, cuenta en términos de “La Ley”, con un plazo máximo de 20 días hábiles, contados desde la fecha en que se recibió la solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición, para informar al Titular la determinación adoptada, a efecto de que, si resulta procedente, se haga efectiva la misma dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se le comunica la respuesta al Titular.

Tratándose de solicitudes de acceso a Datos Personales, el Responsable procederá con su entrega, previa acreditación de la identidad del solicitante o de su representante legal, según corresponda, mediante la expedición de copias simples o documentos electrónicos, de manera gratuita, salvo los gastos de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos. En el caso de que el Titular reitere su solicitud en un periodo menor a 12 meses, deberá cubrir los costos correspondientes equivalentes a no más de 3 días de salario mínimo vigente en la Ciudad de México, en términos de lo establecido en “La Ley”, a menos que existan modificaciones sustanciales al Aviso de Privacidad que motiven nuevas consultas.

Para efectos de las solicitudes de cancelación de datos personales, además de lo dispuesto por el presente Aviso de Privacidad, se estará a lo dispuesto en el artículo 26 de la “La Ley” incluyendo los casos de excepción de cancelación de Datos Personales ahí señalados

OTRS podrá negar el acceso a sus Datos Personales o a realizar la rectificación o cancelación o conceder la oposición al tratamiento de los mismos, en los siguientes supuestos:

  1. Cuando el solicitante no sea el Titular de los Datos Personales, o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello.
  2. Cuando en nuestra base de datos, no se encuentren los Datos Personales del solicitante.
  3. Cuando se lesionen los derechos de un tercero.
  4. Cuando exista un impedimento legal o la resolución de una autoridad competente que restrinja el acceso a los Datos Personales o no permita la rectificación, cancelación u oposición de los mismos, y
  5. Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada.

La negativa a que se refiere este artículo podrá ser parcial en cuyo caso OTRS efectuará el acceso, rectificación, cancelación u oposición requerida por el Titular.

En todos los casos anteriores, OTRS, le informará debidamente el motivo de su decisión o en su caso, al representante legal, en los plazos establecidos para tal efecto por el mismo medio por el que se llevó a cabo la solicitud. En caso de que Usted se sienta afectado con la resolución que emitamos, tiene disponible la acción de protección de derechos ante el Instituto Nacional de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos.

7. OTRS y/o sus encargados, podrán transferir los Datos Personales recabados de Usted a cualquier otra sociedad del mismo grupo empresarial al que pertenece OTRS, bien sea la sociedad controladora, subsidiarias o afiliadas que operan con los mismos procesos y políticas internas, y/o con quien sostenga relaciones de negocios, sea que se encuentren en territorio nacional o en el extranjero para su tratamiento, de acuerdo a las finalidades descritas en el presente Aviso de Privacidad, y que en términos de “La Ley”, no se requiere de su consentimiento.

8. Revocación del Consentimiento. En todo momento Usted podrá revocar su consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales, para ello es necesario el envió de su solicitud a nuestro Departamento de Datos Personales a la dirección electrónica dataprotection@otrs.com la cual deberá contener los requisitos señalados en el numeral denominado “Medios y Procedimiento para el Ejercicio de sus Derechos ARCO” del presente Aviso de Privacidad haciendo un señalamiento de los Datos Personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En un plazo no mayor a 20 días hábiles contados a partir de la recepción de su correo con todos los datos correctos, haremos la revocación de los datos solicitados.

9. Medios que ponemos a su disposición para limitar el uso o divulgación de sus Datos Personales. OTRS pone a su disposición la dirección de correo electrónico dataprotection@otrs.com, la cual se encuentra para que Usted pueda manifestar en todo momento su negativa a seguir recibiendo comunicados o promociones por parte de nosotros, o bien, solicitándolo en nuestras oficinas ubicadas en la dirección arriba mencionada, dirigiéndose al Departamento de Datos Personales.

Es necesario hacerle saber qué para restringir, limitar o controlar el tratamiento de sus Datos Personales OTRS cuenta con medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas, además de establecer políticas y programas internos de privacidad para evitar la divulgación de sus Datos Personales, implementando diversos controles de seguridad. Los Datos Personales serán tratados de forma estrictamente confidencial, por lo que la obtención, tratamiento, transferencia y ejercicio de los derechos derivados de dichos datos personales, es mediante el uso adecuado, legítimo y licito, salvaguardando permanentemente los principios de licitud, consentimiento, calidad, información, proporcionalidad y responsabilidad.

10. Mecanismos remotos de comunicación electrónica que recaban sus Datos Personales de manera automática. Algunas partes del Sitio Web pueden utilizar Cookies para simplificar la navegación. Las Cookies son archivos de texto que son descargados automáticamente y almacenados en el disco duro del equipo de cómputo del usuario al navegar en una página de Internet específica, que permiten recordar al servidor de Internet algunos datos sobre este usuario, sus preferencias de compra para la visualización de las páginas en ese servidor, nombre y contraseña. Le informamos que utilizamos Cookies para obtener información personal de usted, como la siguiente: (i). El tipo de navegador y sistema operativo que utiliza; (ii). Las páginas de Internet que visita en forma previa y posterior a la entrada del Sitio Web; (iii). Los vínculos que sigue y permanencia en el Sitio Web; (iv). Su dirección IP; (v). Lugar desde el cual visita el Sitio Web y estadísticas de navegación. Estas Cookies y otras tecnologías pueden ser deshabilitadas. Puede buscar información sobre los navegadores conocidos y averiguar cómo ajustar las preferencias de las Cookies en los siguientes sitios web:

Microsoft Internet Explorer: http://www.microsoft.com/info/cookies.htm

En el caso de empleo de Cookies, el botón de “ayuda” que se encuentra en la barra de herramientas de la mayoría de los navegadores, le dirá cómo evitar aceptar nuevas Cookies, cómo hacer que el navegador le notifique cuando recibe una nueva cookie o cómo deshabilitar todas las Cookies.

11. Cambios al Aviso de Privacidad. OTRS, se reserva el derecho de actualizar periódicamente el Aviso de Privacidad conforme a los cambios de nuestras prácticas de información, en atención a las novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación de nuestros servicios o productos

Las modificaciones estarán disponibles al público a través de nuestra página de Internet, por lo que el Titular podrá consultarlas en el Sitio Web www.otrs.com, se recomienda al Titular consultar el Aviso de Privacidad, por lo menos semestralmente, para estar actualizado de las condiciones y términos del mismo.

El Responsable, entenderá que de no expresar lo contrario, significa que el Titular ha leído, entendido y acordado los términos ahí expuestos, lo que constituye su consentimiento a los cambios establecidos en las actualizaciones al presente Aviso de Privacidad, respecto al tratamiento de sus Datos Personales para efectos de “La Ley” y demás legislación aplicable.

12. Instituto Nacional de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (en adelante el “INAI”). El Titular de los Datos Personales podrá en caso de que considere que su derecho de protección de Datos Personales ha sido lesionado por el tratamiento indebido de sus Datos Personales, interponer su queja o denuncia correspondiente ante el “INAI”, para mayor información visite la página de internet www.inai.org.mx

13. Exclusión de Responsabilidad. El Sitio Web podría contener enlaces, hipervínculos o hipertextos “links”, banners, botones y/o herramientas de búsqueda en Internet que al ser utilizados por los usuarios transportan a otros portales o sitios de Internet que podrían ser propiedad de terceros. OTRS, no controla dichos sitios ni se hace responsable por los Avisos de Privacidad que ostenten o la falta de ellos, los Datos Personales que los usuarios llegasen a proporcionar a través de estos portales o sitios de Internet distintos al Sitio Web son su responsabilidad, por lo que deberá verificar el Aviso de Privacidad en cada sitio al que acceda.

Algunos vínculos, banners y/o botones que solicitan Datos Personales dentro del Sitio Web son responsabilidad de terceros ajenos a OTRS, quienes en ocasiones son nuestros proveedores de servicios por lo que se rigen por sus propios términos y políticas de privacidad, para conocer más acerca de este tema lo invitamos a consultar nuestra sección términos y condiciones.

Última Actualización Mayo 2017

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