OTRS als HR-Management Tool

HR-Abteilungen verstehen sich heute als Dienstleister für Management und Teams. Doch Kompetenz und Service der HR-Abteilung zeigen sich schon viel früher, nämlich bereits beim Recruiting neuer Mitarbeiter und im Onboarding-Prozess. Besonders wichtig sind hierbei eine transparente interne und externe Kommunikation sowie eine perfekte Dokumentation und revisionssichere Ablage. Gängige HR-Management Tools sind nicht serviceorientiert aber teuer . Die OTRS Business Solution™ hilft HR-Abteilungen effektiv und kosteneffizient ihr Bewerbermanagement zu professionalisieren und unterstützt auch im laufenden Personalmanagement , wie z.B. bei der Bearbeitung von Krankmeldungen und Urlaubsanträgen.

 

Ihre Vorteile:

 

  • Kein Einsatz teurer Branchensoftware notwendig
  • Vorgefertigte Prozesse für z.B. Krankmeldung und Urlaubsanträge
  • Revisionssicheres Speichern von Dokumenten & Korrespondenz
  • Übersichtliche Statistiken über Bewerbungsanfragen und Resturlaub
  • Flexibel mit zusätzlichen Funktionen erweiterbar
  • Speziell von unseren Experten auf Ihre Anforderungen maßgeschneidert
  • Auch als cloudbasierte Lösung ohne eigene IT-Ressourcen nutzbar
  • Mehr Transparenz bei der Kommunikation innerhalb des HR-Teams – aber auch mit den beteiligten Fachabteilungen

 

 

 

OTRS zeichnet sich durch die hervorragende Funktionalität, Usability und Preis aus. Wir konnten OTRS nach einer kurzen Projektphase einführen und sehr schnell produktiv einsetzen. Das Managed Service Model überzeugt, weil damit ein sicherer Betrieb bei tiefen fixen Kosten gewährleistet ist. Mit dem OTRS Consulting Service konnten Veränderungen oder neue Funktionalitäten sehr flexibel durch- bzw. eingeführt werden.“

Satisfied OTRS customer Feldschloesschen

Silvan Müller, Leiter HR Services


 

 

 

Schnell und professionell: Die Antwort mit individuell gestalteten Antwortvorlagen

 

Sparen Sie wertvolle Zeit beim Beantworten von Bewerberanfragen. Erstellen Sie mit der OTRS Business Solution™ Ihre eigenen Antwortvorlagen, um mit Bewerbern zu kommunizieren und werten Sie Ihre Zusage-Vorlage mit Anhängen wie z.B. einer Wegbeschreibung auf . Durch eine automatische Bestätigungs-E-Mail lassen Sie jeden Bewerber wissen, dass seine Bewerbung eingegangen ist – ohne Mehraufwand für Ihr Team.

 


Mit der Ticket Timeline View die perfekte Übersicht über die gesamte Bewerber- Kommunikation

 

Endlich Schluss mit der unübersichtlichen Suche im E-Mail-Posteingang oder -ausgang! Durch die eindeutig identifizierbare Ticketnummer wird jede eingehende und ausgehende Nachfolge-Kommunikation in OTRS als weiterer Artikel im Ticket gespeichert. Mit der von Facebook inspirierten Ticket Timeline View behalten Sie auch bei langen Kommunikationswechseln den Überblick, denn ausgehende und eingehende Nachrichten werden links und rechts getrennt angezeigt. Fassen Sie aktiv bei attraktiven Bewerbern nach – mit der Wiedervorlage-Funktion „Pending Reminder“. Die OTRS Business Solution™ – Ein HR-Management Tool mit Überblick !

 

 


 

Die Queue als Abteilungs-Posteingang

 

Verpassen Sie nie wieder eine Bewerberanfrage, die im Postfach eines abwesenden Kollegen eingegangen ist. Durch die Queues in OTRS werden Bewerberanfragen, die an eine zuvor im System definierte E-Mail-Adresse geschickt werden, sofort in die HR-Abteilung geleitet. Die Einrichtung von weiteren Unter-Queues, z.B. für spezielle Stellenprofile, ist ebenfalls möglich. Da alle HR-Mitarbeiter dieser Queue zugeordnet sind, kann jeder die eingehenden Anfragen sichten und beantworten. Ein spezielles Berechtigungskonzept gewährt, wo nötig, Lese- und Schreibbeschränkungen. Durch das Hinzufügen von internen Notizen und das flexible Zuweisen eines Verantwortlichen („Besitzer“), kann das Ticket effektiv im Team bearbeitet und durch die Abteilung geroutet werden. Die OTRS Business Solution™ – Ein HR-Management Tool , das für echte Transparenz sorgt !


 

Vorkonfigurierter Prozess zum Onboarding neuer Mitarbeiter

 

Wird ein Bewerber als neuer Mitarbeiter gewonnen, müssen von der Beschaffung und Konfiguration seiner Arbeitsmaterialien bis ggf. zur Bestellung eines Firmenwagens verschiedene Prozesse angestoßen werden. Mit dem im OTRS Prozessmanagement Modul vorkonfigurierten Onboarding-Prozess wird kein Schritt vergessen und jede Abteilung einbezogen oder durch automatische Benachrichtigungen informiert – von der Bestimmung durch den Vorgesetzten, welche Arbeitsmaterialien der Mitarbeiter bekommen soll, bis hin zur Einrichtung des Laptops durch die IT-Abteilung, die Reservierung eines Firmenwagens durch das Office-Team oder die Bestellung eines Firmenhandys durch den Einkauf. Die OTRS Business Solution™ – Ein HR-Management Tool mit Organisationstalent!

 

 

Für Mitarbeiter jederzeit interaktiv per Chat erreichbar

 

Seien Sie für Ihre Mitarbeiter noch präsenter, durch die Chat-Funktion in der OTRS Business Solution™. Führen Sie mehrere Chat-Gespräche parallel und speichern sie das Chat-Protokoll revisionssicher am Ticket oder generieren Sie ein neues Ticket daraus. Sollten Sie gerade für einen Chat nicht verfügbar sein, kein Problem ! Die „Not available for Chat“- Funktion garantiert Ihnen auch die Ruhe, die Sie zum Arbeiten brauchen. OTRS bietet Ihnen ein interaktives HR-Management Tool.

 


Prozessvorlagen zur Verwaltung von Krankmeldungen

 

Machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht, Krankmeldungen und Atteste einzureichen und erleichtern Sie Ihrem HR-Team die datenschutzrechtliche Verwaltung dieser und die daraus resultierenden Krankheitstage. Vom vorgefertigten Formular, das der kranke Mitarbeiter ausfüllt, über die Out-of-Office-Funktion, die allen Kollegen signalisiert, dass ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist, bis zur verbindlichen Kenntnisnahme per Knopfdruck durch den Vorgesetzten, hilft Ihnen die OTRS Business Solution™ als HR-Management Tool in der korrekten Verwaltung von Krankmeldungen.

 

 


 

Prozessvorlagen zur Verwaltung von Urlaubsanträgen

 

Verwalten Sie lückenlos die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter, angefangen bei der Aufnahme des genauen Datums und der Bestimmung einer Vertretung bis hin zur Genehmigung durch den Vorgesetzten und der automatischen Benachrichtigung des Mitarbeiters darüber. Teilen Sie dem Mitarbeiter Resturlaubstage direkt mit oder rechnen Sie diese von einem Zeitkontingent herunter. Vermeiden Sie so Missverständnisse und Prozessfehler. Die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter wird zunehmen.

 


 

Tagesaktuelle Statistiken von Bewerbungseingängen und Resturlaub

 

Seien Sie tagesaktuell informiert über den aktuellen Stand der eingegangenen Bewerberanfragen oder den Resturlaub der gesamten Belegschaft. Vorkonfigurierte Statistiken können im Dashboard Ihrer OTRS Business Solution™ aktuell in mehreren Diagrammarten angezeigt werden oder Sie lassen sich automatisch generierte und tagesaktuelle Reports als CSV schicken. Gehen Sie sicher, dass Ihre HR-Abteilung schnell auf Bewerberanfragen reagiert, indem Sie die Reaktionszeiten Ihres Teams statistisch auswerten und somit auch von Bewerbern positiver wahrgenommen werden.

 


 

 

Ihr Erfolg beginnt mit besserer Kommunikation.

 

 

 

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