OTRS als Sicherheitsmanagement-Software

Ob im einfachen Informationsaustausch, dem Betrieb komplexer technischer Anlagen, der Sicherung von Patientendaten in Kliniken, der Durchführung von Software-Updates per Fernwartung oder der Nutzung einer Funktastatur: Informations- und Kommunikationstechnik wird überall angewendet. Ein Verzicht darauf ist undenkbar und unsere Wirtschaft ohne vernetzte Computer nicht mehr funktionsfähig.

IT determiniert das berufliche und private Umfeld und kann überall dort, wo sie eingesetzt wird, Bedrohungen auf den Plan rufen, zum Beispiel durch Sicherheitslücken, oder in Form von Schadsoftware, die Industriespionage oder Datendiebstahl die Türen öffnet. Diese Herausforderungen verlangen die Konzeption von Sicherheitsstrategien und die Umsetzung von IT-Standards zum Schutz von Unternehmen, Behörden sowie Forschungs- und Gesundheitseinrichtungen.

Die vielfältigen Funktionen der OTRS Business Solution™ können Sie optimal für die operative Realisierung Ihrer Sicherheitsstrategien und der Umsetzung der Anforderungen des IT-Sicherheitsgesetzes nutzen: Die OTRS Business Solution™ ist ein Multi-Kommunikationstalent und Prozessmanagement Tool – in erster Linie. Aber sie überrascht auch mit vielen weiteren Funktionalitäten, die wir perfekt auf Ihren Geschäftsalltag und Ihr Sicherheitsmanagement ausrichten!

 

Ihre Vorteile:

 

  • Individuelles Prozess-Design für Ihr Sicherheitsmanagement
  • Komplexe Rollen- und Berechtigungsstrukturen
  • Lückenlose Erfassung jeglicher Kommunikation
  • PGP und S/MIME Verschlüsselung
  • Flexibel mit zusätzlichen Funktionen erweiterbar
  • Experten Know-how für Ihr Security Management – Maßgeschneidert auf Ihre Anforderungen
  • Auch als cloud-basierte Lösung ohne eigene IT-Ressourcen nutzbar

 

OTRS-Kunden

Security Management Customer


 

Mit klaren Prozessen im Incident Management schnell und zielführend reagieren

 

Insbesondere bei kritischen Sicherheitsvorfällen zählt beim Incident Handling jede Minute. Dank intuitiver Canvas-Oberfläche können Sie Ihre individuellen Prozesse für das Sicherheitsmanagement definieren.

Prozesse werden z.B. durch die Auswahl des Ticket-Typs „Incident“ automatisch gestartet. Wird ein Sicherheitsvorfall gemeldet, erhält dieser zunächst eine individuelle Ticketnummer. Der zuständige Mitarbeiter für die Triage wird automatisch über den neuen Vorfall benachrichtigt und kategorisiert und priorisiert diesen. Das Ergebnis der Einordnung kann durch dynamische Felder direkt im Ticket eingegeben und angezeigt werden. Mit Hilfe des frei wählbaren Features Hide/Show Dynamic Fields können Sie außerdem definieren, welche dynamischen Felder in welchen Ticket-Masken angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.

 


Proaktive Information durch automatische Benachrichtigungen

 

Die proaktive Information von Analysten und Koordinatoren ist besonders wichtig. In OTRS wird dies durch den automatischen Versand von Benachrichtigungen gewährleistet. Antwortbausteine beschleunigen das Verfassen der Nachricht. Der Einsatz des frei wählbaren Features Advanced Editor ermöglicht Ihnen, intelligente Antwortbausteine zu erstellen und noch schneller notwendige Informationen zu verteilen. So können Sie beispielsweise definierte Daten ausblenden oder durch eine farbliche Markierung hervorheben. Lassen Sie sich darüber hinaus Datenblöcke nur dann anzeigen, wenn auch tatsächlich Daten, z.B. Source und Target IP Adressen vorhanden sind.

Zusätzlich können Sie das OTRS FAQ Feature für den Self Service einsetzen, um Informationen zu Gegenmaßnahmen sowie Verfahrensanweisungen zentral bereitzustellen.

 

 


 

 

Überwachung verschiedener Vorgänge auf einen Blick

 

Die nach der Erstellung des Incidents folgende Überwachung und eventuelle Eskalation kann mit der OTRS Business Solution™ durch die Integration von Eskalationsstufen und die genaue Dokumentation jedes Schrittes innerhalb des Tickets erfolgen. Mit dem frei wählbaren Feature Ticket Watchlist können Koordinatoren und Incident Handler Tickets in Beobachtungslisten sammeln und den Status vieler verschiedener Tickets gleichzeitig genau im Auge behalten. Die Übertragbarkeit dieser Listen an Kollegen vereinfacht das Handling, gerade bei täglich oder wöchentlich wechselnden Koordinatoren. Definieren Sie darüber hinaus bestimmte Events, z.B. die Änderung der Queue oder des Ticket-Status, um den Versand einer Benachrichtigung auszulösen und verpassen Sie keine wichtigen Veränderungen mehr!

Nach Abschluss des Vorfalls kann das Ticket geschlossen werden, die detaillierte Dokumentation im Ticket erlaubt eine problemlose Auswertung und die Erstellung eines Reportings.

Erstellen Sie Formulare, um Vorfallsmeldungen gleich zu Beginn gut zu strukturieren und zu vereinfachen. Sollte ein Vorfall mehrfach gemeldet werden, können Sie diese Tickets mit einem Klick zusammenfassen oder verknüpfen, beantworten und später schließen. Übrigens verrät die Historie wer, wann, welche Aktion am Ticket vorgenommen hat – 100%ige Transparenz für beste Aussichten!

 


 

 

Klare Prozesse auch jenseits des Incident Managements

 

Das OTRS Prozessmanagement können Sie auch jensseits vom Incident Management einsetzen. Zum Beispiel für Serviceanfragen, dem Lifecyclemanagment von Beweisen (Evidences) oder dem Management von Schwachstellen. Aber auch Prozesse zur Verwaltung von Zugängen im Bereich des allgemeinen Sicherheitsmanagements sind komfortabel umsetzbar. Von der Antragsstellung, über die Prüfung des Antrags und der Dokumente (z.B. Personalausweis, Wohnsitzmeldung, usw.) bis hin zur Benachrichtigung des Antragsstellers und der Ausgabe des Ausweises geht das Anliegen durch unterschiedlichen Hände. Die OTRS Business Solution™ vereinfacht, standardisiert und dokumentiert diesen Prozess in jeder Etappe. Auch hier können verschiedene Eskalationsstufen eingesetzt sowie Notizen und Dokumente hinzugefügt werden. Sollten sich Ihre Richtlinien ändern, lässt sich der implementierte Prozess einfach an die neuen Gegebenheiten anpassen. Ein weiterer Use Case für das Prozessmanagement Feature der OTRS Business Solution™ stellt die Dokumentation Ihrer Penetrationstests dar. Bei der Überprüfung Ihrer Rechner oder Netzwerke können Systembeschreibungen, Prüfungsschritte, potentielle Schwachstellen, die Ergebnisse einer Risikoanalyse und der Abschlussbericht einfach in der OTRS Business Solution™ erfasst werden.


 

Informationslücken und zeitaufwendige Suche ade

 

Für höchste Transparenz und Übersichtlichkeit, gerade wenn es schnell gehen muss, sorgt die Ticket Timeline View der OTRS Business Solution™. Sie zeigt den gesamten Kommunikationsverlauf innerhalb eines Tickets anhand eines Zeitstrahls. Sehen Sie auf einen Blick, in welchem Ticket-Status sich eine Anfrage befindet und alle bisher ergriffenen Maßnahmen. Das versetzt Sie in die Lage jederzeit Auskunft geben zu können, auch dann, wenn der verantwortliche Kollege z.B. kurzfristig erkrankt und Sie bisher nicht in die Meldung/Anfrage involviert waren. Tickets werden in OTRS fälschungssicher gespeichert und können nicht gelöscht werden. Alle Aktionen werden protokolliert und Tickets sind über die Suchfunktion jederzeit auffindbar.

Informationen mit sehr hoher Priorität können Sie mit dem frei wählbaren Feature Dashboard News Widget sofort mit Hilfe Ihres Systems bekannt machen. Ihre Mitarbeiter sehen die Informationen direkt nach dem Einloggen in die OTRS Business Solution™ und können diese Informationen direkt weiterverwenden. Das ermöglicht eine schnelle Weitergabe von relevanten Daten im gesamten Team, insbesondere an unterschiedlichen Standorten.

In der OTRS Business Solution™ lassen sich problemlos auch Anhänge zu Tickets hinzufügen – so wird die OTRS Business Solution™ schnell zum Tool für die Verwaltung Ihrer Reports im Sicherheitsmanagement, sei es bei Security Incidents oder bei geplanten Tätigkeiten wie Penetrationstests oder Audits. Der Article Attachment Overview der OTRS Business Solution™ zeigt Ihnen alle Anhänge, die sich in Ihrem System befinden. Nutzen Sie die Suchfunktion, um schnell die richtigen Anhänge zu finden – ein Link leitet Sie ohne Umwege zum korrespondierenden Ticket.

 


 

 

Damit bei Ihnen keiner Mitliest: garantierte Authentizität mit PGP & S/MIME

 

Kommunikation und Information per E-Mail ist dank World Wide Web so einfach wie nie zuvor. Kann aber gleichzeitig schnell zu einer ungeschützten Postkarte werden, die man mitlesen, manipulieren und auswerten kann. Entscheiden Sie selbst, ob Ihre Nachrichten wichtig, vertraulich oder geheim sind! Wir bieten die Verschlüsselung von durch OTRS versendeten E-Mails gleich auf zwei Wegen an: PGP & S/MIME garantieren Authentizität, Vertraulichkeit und Verbindlichkeit Ihrer Kommunikation! Beide Verschlüsselungen haben einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel und können die Authentizität des Absenders sowie den Inhalt der Nachricht schützen.

 


 

Eine neue Unbekannte: Das IT-Sicherheitsgesetz verpflichtet rund 2.000 deutsche Unternehmen Sicherheitsvorfälle zu melden.

Wenn Sie im IT- / Telekommunikationsumfeld, Finanz- / Versicherungswesen, Energie-, Ernährungs- / Gesundheitssektor, der Wasserversorgung, der Transport- / Verkehrsbranche oder in Behörden tätig sind, steht Ihnen eine neue Herausforderung ins Haus: Cyberattacken müssen dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik in Zukunft anonym von Betreibern kritischer Infrastrukturen (sog. KRITIS Unternehmen) gemeldet und Mindeststandards an die IT-Sicherheit erfüllt werden. Telekommunikationsanbieter müssen darüber hinaus ihre Kunden warnen, wenn der Missbrauch einer Website oder der Angriff auf einen Computer festgestellt wird. Die OTRS Business Solution™ unterstützt Sie dabei diese Vorgaben umzusetzen.

Das OTRS Business Solution™ Prozessmanagement kann u.a. zur detaillierten Beschreibung und Dokumentation des Vorfalls eingesetzt werden. Eine Eingabemaske kann z.B. Drop-downs, Auswahl- und Freitextfeldern enthalten und folgende Fakten abfragen:

  • Datum / Uhrzeit von Eintritt / Erkennung / Meldung des Vorfalls
  • Klassifizierung hinsichtlich Typ, Ursache, Fehler
  • Betroffene Systeme / Gegenstände
  • Auswirkungen
  • Maßnahmen zur Bewältigung
  • Kosten für die Bewältigung

Reduzieren Sie Fehlerquellen und sparen Sie Zeit bei der Erfassung Ihrer Störungen!

Gerne informieren wir Sie über weitere Funktionen der OTRS Business Solution™, die Ihren Arbeitsalltag in Zeiten des IT-Sicherheitsgesetzes erleichtern.


 

Mit OTRS sind Sie auf der sicheren Seite!

RUFEN SIE UNS AN!


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