OTRS als Facility Management Ticket System

Ein facettenreicher Bereich, wie das Facility Management benötigt eine flexible und erweiterbare Software, um die unterschiedlichen Tätigkeiten zu unterstützen. Wichtiger Dreh-und Angelpunkt bleibt jedoch die transparente und effiziente Kommunikation mit den Kunden im Falle von Störungsmeldungen, Wartungsarbeiten, Fuhrpark- und Schlüssenmanagement. Die OTRS Business Solution™ und die OTRS Business SolutionManaged als Facility Management Ticket System bietet viele Funktionalitäten Ihre Aufgaben besser zu strukturieren und durch Automatisierungen zu unterstützen sowie die Qualität Ihrer Services zu steigern.

 

Ihre Vorteile:

 

  • Kein Einsatz teurer und überdimensionierter Branchensoftware notwendig
  • Prozess-Design für Wartungs- und Fuhrparkmanagement
  • Responsive Design für mehr Mobilität
  • Transparentere Bearbeitung von Störungsmeldungen
  • Service Katalog und SLAs
  • Datenbank für Kundenkontakte und zu betreuende Geräte
  • Einfache Anbindung zu SAP oder CAD-Systemen
  • Flexibel mit zusätzlichen Funktionen erweiterbar
  • Speziell von unseren Experten auf Ihre Anforderungen maßgeschneidert
  • Auch als cloudbasierte Lösung ohne eigene IT-Ressourcen nutzbar

 

 

 

OTRS ist eine ausgereifte Software, die unsere Anforderungen bis auf wenige Punkte voll abdeckt und die OTRS-Gruppe bietet dazu einen qualifizierten Service, der uns viel Zeit und Ressourcen erspart hat.“

Satisfied OTRS customer MAN

Markus Tratz, Projektleiter


 

Lampen, Türen, Heizkörper als CIs in der OTRS Configuration Management Database (CMBD)

 

Die OTRS Business Solution™ und die OTRS Business SolutionManaged bereichert als Facility Management Ticket System Ihren Arbeitsbereich um eine leistungsfähige Datenbank, in der alle zu betreuenden Geräte und Inventarien als Configuration Items (CIs) aufgelistet sind und die mit allen benötigten Detailinformationen angereichert werden können, wie z.B. Geräte-Typ, Seriennummer, Ersatzteile, Wartungsdatum usw. Es können auch CI-Gruppen wie beispielsweise Lampen, Heizkörper oder Türen zur besseren Strukturierung gebildet werden. Geht eine Störungsmeldung ein, wird mit der umfassenden Suchfunktion das richtige Gerät identifiziert und mit einem Klick direkt mit dem Ticket verlinkt. Beliebig anpassbare Status verschaffen Ihnen den Überblick, welche Geräte defekt sind und welche bereits im Wartungsmodus. Durch ein flexibles Rollenkonzept lassen sich in OTRS komplexe Berechtigungsstrukturen und damit sogar das Schlüsselmanagement abbilden.

 


Effizientes Fuhrparkmanagement mit dem OTRS Prozessmanagement

 

Schalten Sie mit der OTRS Business Solution™ und der OTRS Business SolutionManaged als Facility Management Ticket System im Fuhrparkmanagement einen Gang hoch, indem Sie mit dem OTRS Prozessmanagement und flexibel anpassbaren Formularen durch das frei wählbare Feature „Ticket Forms“ mit Feldern wie „Fahrzeugtyp“ und „Ausstattungsmerkmale“ die Bestellung von Neu- oder Mietwagen vereinfachen oder die Reparaturen strukturierter veranlassen. Automatische Benachrichtigungen an externe Dienstleister oder den Auftraggeber sorgen für Arbeitsersparnis und beugen Prozessfehlern und Vergessen vor. In der OTRS Configuration Management Database (CMDB) sehen Sie auch, welche Fahrzeuge bei welcher Person im Einsatz oder vielleicht in der Reparatur sind. Lassen Sie sich durch Reminder-Funktionen an fällige Wartungs- und Reparaturtermine erinnern.

 

 


 

 

Mobiles Facility Management mit dem Chat, dem Responsive Design und dem SMS Notification System

 

Die OTRS Business Solution™ sowie die OTRS Business SolutionManaged und die neuen Funktionen lassen Sie auch unterwegs Störungsmeldungen einsehen und bearbeiten. Egal, ob es sich um technische Rückfragen handelt oder Sie nach einer Reparatur das Ticket schließen und damit die Lösung des Problems dokumentieren. Dank der flexiblen Queue-Struktur, mit der Sie auch Postleitzahlengebiete abbilden können, planen Sie, je nachdem in welcher Queue die Tickets gerade eingehen, Ihre Reparatur-Route. Die OTRS Business Solution™ – und die OTRS Business SolutionManaged – Funktionen lassen Sie flexibler agieren und damit effizienter handeln.

 


 

 

Transparente und dokumentierte Kommunikation mit Kollegen, Kunden und externen Dienstleistern

 

Nutzen Sie die OTRS Business Solution™ und die OTRS Business SolutionManaged als eine mit Ihren Kollegen geteilte Nachrichten-Inbox, wo jedes Teammitglied die eingehenden Störungsmeldungen sieht und bearbeiten kann – auch wenn Sie im Urlaub sind. Durch die eindeutig identifizierbare Ticketnummer wird jede Nachfolgekommunikation dem Ticket zugeordnet und revisionssicher und nachvollziehbar gespeichert. Bearbeiten Sie Störungsmeldungen einfacher im Team, indem Sie interne Notizen hinzufügen, das Ticket einem externen Dienstleister zuweisen oder für Teilaufgaben aufteilen. Nutzen Sie auch das frei wählbare „Ticket Allocation“, um bei einem großen Anfragevolumen die Störungsmeldungen automatisch auf Mitarbeiter zu verteilen, die aktuell Kapazitäten haben oder benötigte Kompetenzen vorweisen können. Machen Sie mit OTRS als Ihrem Facility Management Ticket System die Kommunikation mit Kollegen und Kunden transparenter.


 

Exzellenter Kundenservice mit Kundendatenbank, Umfragen und Zeitkontingent-Abrechnung

 

Verwalten Sie problemlos mehrere Kundenfirmen und zugeordnete Kundenbenutzer mit dem OTRS Kundeninformationszentrum und ordnen Sie diesen die entsprechenden Geräte oder Gebäude zu. Mit dem frei wählbaren Feature „VIP Customer“ markieren Sie besonders wichtige Kunden als VIP-Kunden, um diese Anfragen mit höchster Priorität zu bearbeiten. Vermerken Sie die Arbeitszeit auch unterwegs direkt am Ticket und verwalten Sie mit dem frei wählbaren Feature “Time Accounting Quota” verschiedene Zeitkontingente für Ihre Kunden inklusive Rechnungsnummernzuordnung. Sammeln Sie wertvolles Feedback über die Kundenzufriedenheit, indem Sie automatisch nach jeder Lösung einer Störungsmeldung eine Kundenumfrage verschicken. Gestalten Sie Ihr Facility Management kundenorientierter mit der OTRS Business Solution™ oder der OTRS Business SolutionManaged als Ihr Facility Management Ticket System.

 


 

Unterschiedliche Services anbieten und SLAs einhalten

 

Bieten Sie problemlos ein breites Portfolio Ihrer Dienstleistungen an und erleichtern Sie Ihren Kunden im OTRS Kundenportal die Zuordnung von Störungsmeldungen zu dem entsprechenden Service, indem Sie ihm mit dem frei wählbaren Feature „Customer Specific Services“ nur die Services anzeigen, die er auch gebucht hat. Ebenso können Sie auch für unterschiedliche Services entsprechende SLAs definieren. Ein ausgefeiltes Eskalationsmanagement warnt Sie rechtzeitig und automatisch vor, wenn ein SLA in Gefahr ist. Durch unterschiedliche Farbgebungen kann die Priorität einzelner Störungsanfragen auf einen Blick erkannt, die Arbeit besser geplant und SLAs somit einfacher eingehalten werden. Lenken Sie effektiv die Kundenerwartung, indem Sie mit dem integrierten Business Features “Field Selection Dialog” Ihre Kunden über die SLAs des gewählten Services unterrichten oder auf einen falsch gewählten Service hinweisen. Vor allem in der vielseitigen Nutzung als Facility Management Ticket System liegt die Stärke der OTRS Business Solution™ und der OTRS Business SolutionManaged.


 

Wartungen leicht gemacht mit dem OTRS Change Management und Ticket Workflows

 

Mit dem Facility Management Ticket System OTRS Business Solution™ oder OTRS Business SolutionManaged und dem OTRS Change Management Feature planen Sie Ihre Wartungen und Reparaturzyklen im Facility Management zeitgenau und in logischen Arbeitsschritten. Geben Sie entweder ein Fertigstellungs- oder Anfangsdatum ein und die Arbeitsschritte werden automatisch auf die Zeitspanne aufgeteilt. Ordnen Sie den Arbeitsschritten auch verschiedene Verantwortliche zu und seien Sie durch die übersichtliche Farbanzeige immer über den aktuellen Stand der Wartung informiert. Mit dem frei wählbaren Feature „Ticket Workflow“ können Sie auch abseits von Wartungen Workflows bestimmen, die in Abhängigkeit voneinander ablaufen.


 

 

Anbindung externer Systeme wie CAD oder SAP

 

Nutzen Sie die OTRS Business Solution™ oder die OTRS Business SolutionManaged als Ihr Facility Management Ticket System und profitieren Sie von zahlreichen Integrationsmöglichkeiten. Sei es das Anzeigen und Speichern von Daten aus externen Datenbanken wie z.B. Seriennummern oder Raumnummer direkt am Ticket durch den integrierten Business Feature „Dynamic Field Database“ oder die komplette Anbindung von CAD- und ERP-Systemen oder dem SAP Solution Manager über Webservices auf Basis von REST oder SOAP mit dem OTRS Generic Interface. Nutzen Sie die Möglichkeiten, um mit OTRS auch in einer heterogenen IT-Landschaft Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu managen.


 

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